Если те или бухгалтерские операции выводятся за пределы фирмы, то это влечет за собой определенные риски. А в аутсорсинге без этого некуда. Поэтому разумно будет учесть частотные финансовые проблемы, связанные с аутосорсингом, а также обговорить превентивные меры, способствующие безопасности совершения сделок.
Определенные риски могут возникнуть еще в ходе поиска компании-аутсорсера до заключения соответствующего договора. Очень часто соответствующая компания допускает в ходе работы ошибки, связанные с уплатой налогов или их начислением, что может повлечь за собой определенные штрафы. Поэтому во избежание ненужных убытков имеет смысл обращаться к такому аутсорсеру, чья деятельность застрахована, а также дополнительно прописывать данный пункт в договоре.
Передавая на аутсорсинг определенные функции, фирма передает определенную информацию сторонней компании, и есть определенная вероятность, что коммерческие сведения получат огласку. Поэтому условия использования соответствующей финансовой информации нужно регламентировать максимально жестко. Помимо указаний в рамках основного договора разумно будет заключать особое соглашение о неразглашении соответствующей информации и оговаривать солидные штрафные санкции.
Есть определенные проблемы, связанные с отсутствием взаимодействия между бухгалтерами вашей компании и бухгалтерами компании-аутсорсера. Подобные проблемы влекут за собой серьезные разбирательства и многодневные поиски лиц, из-за которых возникли соответствующие проблемы. Нужно грамотно распределять ответственность между теми, кто участвует в соответствующих бизнес-процессах, а добиться этого порой очень сложно. Нужно всегда четко выстраивать ответственную структуру, в которой отражается бухгалтерская преемственность бизнес-процессов, а также назначать ответственных за выполнение конкретных финансовых операций.
Еще одна проблема – иногда от компании-аутсорсера сложно получить оперативную информацию просто потому, что его нет на территории компании-заказчика. Соответственно, все это также нужно оговорить в договоре. Очень часто основная компания просто не может контролировать компанию-аутсорсера – поэтом во избежание проблем нужно, чтобы данные передавались заказчику, компания-аутсорсер архивировала и пересылала документы и отчетность, а у сотрудников-аутсорсеров не было доступа к закрытым базам данных.
Имеет смысл периодически привлекать для проверки работы компании-аутсорсера стороннего аудитора – это помогает избежать ошибок, а также мотивирует компанию ответственно относиться к взятым на себя обязательствам.