Анкета кандидата — лучший инструмент HR-службы

Анкета кандидата как инструмент HR-службы

Анкета – это документ, заполняемый собственноручно соискателем вакантной должности по форме бланка организации-работодателя. В основном она содержит персональные и биографические данные. Есть мнение, что развернутое резюме может заменить собой анкету. Однако это не совсем так. Резюме – это самопрезентация кандидата, где он расписывает свои положительные качества и достижения, но старается умолчать о слабых местах в знаниях, навыках и личных особенностях. Анкета более объективна, структурирована, официальна. Она скрепляется подписью, что возлагает на составителя ответственность за подлинность указанных в ней данных.

Цели анкеты:

1). В закрытии вакансий рабочих и другого низкоквалифицированного персонала анкета служит основным инструментом оценки и может стать основанием для отказа от дальнейшего рассмотрения соискателя;

2). Анкета направляется в службу безопасности для проведения проверки данных, в ней содержащихся, и сбора рекомендаций. По результатам данной проверки принимается решение о дальнейшем рассмотрении кандидата или его отклонении;

3). С ее помощью заполняется личная карточка формы Т

2.Анкета может заполняться:

1). На первоначальном этапе. В случае массового подбора персонала, если для должности важны прежде всего формальные признаки, анкета заполняется перед первоначальным собеседованием

.2). Перед финальным собеседованием. Такое встречается, если руководитель при встрече с кандидатом хочет иметь на руках не только его резюме, но и анкету с визами менеджера по персоналу и представителей службы безопасности;

3). После прохождения всех этапов отбора. Регламентированной законом формы анкеты для организаций частной формы собственности не существует. Однако при ее составлении необходимо руководствоваться Конституцией и другими основополагающими законодательными актами, касающимися прав человека. Например, правилами неприкосновенности частной жизни (ст. 137 УК РФ), запрещением собирать и обрабатывать данные, затрагивающие политические, религиозные и иные убеждения соискателя (ст. 86 ТК РФ).В тексте анкеты, запрашивающей персональные данные, должно содержаться письменное согласие соискателя на их обработку (сбор, систематизацию, накопление, хранение, распространение (передачу) третьим лицам (ФЗ РФ «О персональных данных»).

Компания-работодатель, в свою очередь, письменно обязуется соблюдать конфиденциальность и безопасность при работе с персональными данными.В случае указания в анкете заведомо ложных сведений соискатель повергает себя риску быть впоследствии уволенным по статье 81 ТК РФ.Анкета, разрабатываемая службой персонала компании, максимально адаптируется под ее потребности и особенности. Вопросы лучше сгруппировать по темам. Это облегчит как ее заполнение, так и чтение.Низкоквалифицированному персоналу нет надобности предоставлять информацию о себе в том же объеме, что и топ-менеджерам. Поэтому удобно разделить опросный лист на две части: общую и профильную. В этом случае первая часть станет обязательной для претендентов на любую открытую вакансию. Вторая же будет содержать вопросы узкой профессиональной направленности, поэтому для каждой предполагаемой должности она должна быть уникальна.

Разделы общей части анкеты:

1) Персональные данные. Обычно сюда относится информация, необходимая для заполнения карточки Т2:- фамилия, имя, отчество. В случае, если они изменялись, нужно запросить и первоначальные, и измененные данные. Это необходимо для прохождения проверки службой безопасности; — дата и место рождения;- место регистрации и фактического жительства. Чем ближе кандидат проживает от места работы, чем удобнее ему добираться до него, тем выше его мотивация и лояльность;- гражданство;- паспортные данные;- образование;- отношение к воинской обязанности. Если кандидат уклоняется от исполнения воинской обязанности, вряд ли стоит его рассматривать. Иначе работодателю не избежать общения с военкоматом и прокуратурой;- состав семьи. Семейный кандидат всегда внушает больше доверия, чем одинокий. Кроме того, информация о наличии несовершеннолетних детей необходима для оформления стандартных налоговых вычетов и при оформлении заявки на новогодние подарки;  — знание иностранных языков;- контактная информация. Важно получить от кандидата не только номер его мобильного телефона, но и контакты ближайших родственников, с которыми можно связаться в экстренных случаях. Например, если он не выйдет на работу, а его телефон будет вне доступа.

2). Информация об опыте работы:- даты приема и увольнения;- наименование работодателей;- сфера деятельности работодателей (торговля, производство, услуги и т.п.);- общая численность персонала;- контактная информация (адрес и телефон бывших работодателей);- название должности;- выполняемые обязанности; — наличие подчиненных;- достижения;- причина увольнения.

3). Дополнительные сведения:- наличие СНИЛС и трудовой книжки;- наличие судимостей и ограничений по здоровью.4). Маркетинговая информация:- источник, из которого кандидат узнал о данной вакансии. Анализируя ответы на этот вопрос, можно определить самый эффективный ресурс по каждой должности и оптимизировать затраты на рекламу вакансий;- ФИО, контакты и должность специалиста, которого соискатель может рекомендовать компании как потенциального работника. Эта информация пригодится для формирования внешнего кадрового резерва.

Разделы специальной части:

1). Профильные знания и навыки. Вопросы варьируются в зависимости от должности, на которую претендует соискатель. Например, для офисных работников будет актуален вопрос об уровне владения компьютерными программами. А для водителей он не нужен, но стоит уточнить следующую информацию:- открытые категории водительских прав;- наличие личного автомобиля;- стаж безаварийного вождения;- наличие карты водителя;- дата прохождения последнего медицинского осмотра.

2). Вопросы, направленные на выявление мотивации. Чаще всего соискателю предлагается проранжировать список мотиваторов от 1 по возрастающей по степени их важности для него. Мотиваторы могут быть следующими:- близость к дому;- возможность профессионального развития;- перспективы карьерного роста;- реализация творческих способностей;- престиж, известность, бренд компании-работодателя;- стабильность, надежность, безопасность;- ответственность, возможность самостоятельно принимать решения;- уровень компенсации;- дополнительные льготы (ДМС, бесплатное питание и т.п.);- дружный коллектив.

3). Вопросы о конкретных условиях работы. В этом блоке можно уточнить следующее:- готов ли кандидат к командировкам; если да, то как часто они для него приемлемы;- сможет ли он выходить на работу в выходные и праздничные дни в случае производственной необходимости или оставаться сверхурочно.Опытный менеджер по подбору персонала может первоначально оценить кандидата по заполнению анкеты. Например, если она довольно развернутая, не всем хватает терпения заполнить ее до конца. Для должностей, подразумевающих рутинную работу, требующих усидчивости, такое нетерпение может стать причиной отказа в дальнейшем рассмотрении кандидатур. Заполнение лишь части анкеты может говорить о безответственном отношении к делу.  В то же время скрупулезность хороша для бухгалтера, но не является плюсом при поиске креативных кандидатов на творческие должности. Кроме прочего, анкета – отличный показатель грамотности.Таким образом, можно сделать вывод, что анкета – это многофункциональный  помощник для HR-специалиста процессах кадрового администрирования и подбора персонала.